Invoice là gì? Mục đích, nội dung, phân loại các Invoice trong xuất nhập khẩu

0
33

Invoice là gì? Với những ai đã quen với thủ tục hải quan thì có lẽ Invoice hay Commercial Invoice không còn quá lạ lẫm nữa. Nếu bạn là một người chỉ mới nghe và đang tìm hiểu về khái niệm này để phục vụ cho công việc của mình thì Invoice là gì? Invoice và Commercial Invoice có khác nhau? Còn loại Invoice nào khác? Vai trò và nội dung trong Invoice bao gồm những gì? Để nói về loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu này thì dưới bài viết đây chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về Invoice và những điều liên quan ngay nhé.

Invoice là gì? Invoice được dùng để làm gì?

Invoice là gì?

Invoice trong xuất nhập khẩu được gọi là hóa đơn – một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa.

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do chính người bán tự lập theo form riêng của mình, không theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước khác với hoạt động mua bán bán hàng trong nước.

Trên hóa đơn (Invoice) yêu cầu phải thể hiện rõ nội dung: số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Và đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế hay khai hải quan.

Hiện tại có Proforma invoice và Commercial Invoice là hai hóa đơn được sử dụng nhiều nhất. Doanh nghiệp trước khi bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, hai bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá, sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán có nhiệm vụ sẽ gửi báo giá thông qua Proforma invoice để giúp người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng và Proforma Invoice ở đây được gọi là hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn này không có giá trị thanh toán, bản chất nó nó chỉ là tờ hóa đơn sơ bộ có thể chỉnh sửa.

Sau khi đã tham khảo Reformation có sự đồng ý mức giá mua bán, tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua. Người bán muốn người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice, gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán là cơ sở cho để cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử.

Trên thực tế người ta nhắc đến hóa đơn trong xuất nhập khẩu Invoice chính là Commercial Invoice.

Các nội dung của Invoice

Nội dung của Invoice bao gồm những thông tin gì?

– Tiêu đề, số và ngày lập hóa đơn

– Các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển: Tên, địa chỉ người bán và người mua

– Hàng hóa được vận chuyển, thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, tổng tiền bằng chữ và bằng số (các điều khoản thương mại quốc tế Incoterms)

– Điều kiện cơ sở giao hàng

– Điều kiện thanh toán

– Cảng xếp, dỡ

– Tên tàu, số chuyến,…

– Mục đích sử dụng: Kinh doanh, sản xuất

– Nơi sản xuất và HS CODE cho những hàng hóa đó.

– Hóa đơn thương mại thường phải thể hiện xác nhận của người bán và bao gồm chữ ký.

Mục đích của Invoice

Invoice – hóa đơn thương mại chính là chứng từ thanh toán, là người bán đòi tiền người mua

Có thể hiểu đơn giản là bên bán bán hàng cho bên mua bên mua có nhiệm vụ phải trả số tiền này.

Bởi vậy trên Invoice phải thể hiện:

+ Số tiền cần thanh toán

+ Các điều kiện kèm: về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán

Các loại Invoice trong xuất nhập khẩu thường dùng

Proforma Invoice

Proforma Invoice là gì? Mục đích, nội dung của Proforma Invoice bao gồm?

Proforma Invoice – viết tắt là PI gọi là hóa đơn chiếu lệ, có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng nó không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ dùng để đòi tiền.

Hóa đơn này được lập ra khi người mua gửi đơn đặt hàng (PO) cho người bán, khi nhận được thông tin về đơn gửi, người bán tiến hành gửi hóa đơn chiếu lệ PI cho người mua để người mua xem xét chấp thuận với giá cả và tiến hành thanh toán một phần trước để đặt cọc hàng hoặc thanh toán hết 100%.

Bạn có thể hiểu đây chính là bản nháp sơ bộ của hóa đơn do đó nó không dùng để đòi tiền. Hình thức của nó cũng có nhiều nội dung vẫn giống hóa đơn thương mại.

Bạn có thể tìm hiểu về PO là gì?

Mục đích của Proforma Invoice

– Chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu

– Chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu

– Chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ

– Chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài

– Thay cho một đơn chào hàng

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Proforma Invoice được phát hành khi nào? Thực sự không có quy định chính xác thời điểm nào thì được phát hành PI và cũng không buộc phải có phát hành PI khi mua bán hàng. Nhưng để tiện hơn cho giao dịch các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Chứng từ này thường sẽ phát hành khi:

– Người bán cần phát hành cho người mua chứng từ về lô hàng mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao hoặc chưa sẵn sàng giao.

– Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu ở một số quốc gia.

– Khi chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Để đợi đến khi có đủ thông tin, người mua sẽ chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice và đến khi hàng đã gửi hoặc đã được đưa lên phương tiện vận chuyển thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng.

Nội dung của Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

– Thông tin hóa đơn (page, date, date of Expiry, Invoice, customer ID)

– Thông tin bên trả tiền (Bill to,…)

– Thông tin bên nhận hàng (Ship to,…)

– Thông tin lô hàng (Shipment Information)

– (Purchase Order number): Mã số đơn đặt hàng

– Date: Ngày lập đơn đặt hàng

– Letter of Credit: Thư tín dụng

– Currency: Loại tiền tệ

– Payment term: Điều kiện thanh toán

– Est ship date: Ngày dự kiến vận chuyển

– Mode of Transportation: Phương thức vận chuyển

– Transportation terms: Điều kiện vận chuyển

– Number of packages: Mã số lô hàng

– Est, gross weight: Khối lượng gộp kể cả bao bì

– Est, net weight: Khối lượng ròng tịnh

– Carrier: Hãng vận chuyển

– Thông tin dành cho hải quan (Additional Information Customs)

– Reason for Export: lý do xuất khẩu

– Port of Loading: cảng xếp hàng

– Country of Origin: xuất xứ hàng hóa

– Port of Discharge: cảng dỡ hàng

– AWB (Air WayBill): vận đơn hàng không

– Item/Part number: mã hàng hóa

– Description: mô tả hàng hóa

– UOM-Unit of Measure: đơn vị tính

– Unit Price: đơn giá

– Quantity: số lượng

– Tax VAT: thuế GTGT

– Line total: Tổng giá trị mỗi mặt hàng

– Terms of Sale: điều kiện bán hàng

– Subtotal: Tổng giá trị hàng hóa

– Subject to tax: tổng giá trị chịu thuế

– Tax/VAT rate: thuế xuất

– Shipping and Handling: phí vận chuyển và xếp dỡ

– Insurance: phí bảo hiểm

– I declare that the information mentioned above is true and correct to the best of my knowledge: cam kết xác nhận rằng nội dung trong hóa đơn là chính xác và trung thực.

Commercial Invoice

Commercial Invoice là gì? Mục đích chức năng của Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice viết tắt là CI tên gọi là hóa đơn thương mại: hóa đơn thương mại trong giao dịch hàng hóa có chức năng pháp lý và thanh toán về nộp thuế.

Thời điểm thực hiện hóa đơn thương mại là sau khi hàng hóa được đưa lên container, xếp lên tàu, người bán gửi cho người mua chứng từ hóa đơn về thương mại và những chứng từ liên quan về vận đơn, chứng nhận xuất xứ,… để người mua thực hiện thanh toán hàng.

Commercial Invoice chính là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu

Chức năng của Commercial Invoice?

Commercial Invoice dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.

Là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu

Commercial Invoice còn là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

Nội dung của Commercial Invoice?

Mẫu Commercial Invoice (Ảnh Internet)

– Tiêu đề, Số Invoice, Date

– Thông tin người xuất khẩu (Shipper)

– Thông tin người nhập khẩu (Consignee)

– Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)

– Tên tàu, số chuyến trên Booking (Vessel/ Voy)

– Số Booking (nếu có)

– Số container + số seal

– Cảng xuất hàng (Port of Loading)

– Cảng nhập hàng (Port of Discharger)

– Mô tả hàng hóa (Description of goods)

– Số lượng hàng hóa (Quantity)

– Đơn giá (Unit Price)

– Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì?

Proforma Invoice là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại – Commercial Invoice..

Khác nhau về thời điểm phát hành

– Proforma Invoice được phát hành trước khi gửi hàng đi

– Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã được đóng xong vào container và đưa lên tàu.

Khác nhau về nội dung

– Cả hai loại hóa đơn này có nhiều nội dung tương tự nhau, riêng Commercial Invoice thường nội dung sẽ đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán, không thể sửa chữa.

– Với Proforma Invoice thì hai bên trong giao dịch có thể vẫn sẽ thay đổi vì sẽ vẫn diễn ra sự thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.

Khác nhau về tính cam kết, tính pháp lý

– Commercial Invoice là chứng từ rất quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mua bán, mang tính pháp lý cao hơn, bản chất của nó là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật.

– Proforma Invoice chỉ tựa như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua, chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.

Khác nhau về hạch toán 

– Commercial Invoice được dùng để hạch toán kế toán của cả hai bên là phía người mua và người bán,

– Proforma Invoice không dùng trong hạch toán kế toán

Qua tất cả chúng ta có thể thấy Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, nên người ta hay chỉ gọi Invoice cho Commercial Invoice, Commercial Invoice là tên đầy đủ của Invoice. Nhưng trong quy định về hồ sơ hải quan của nước ta thì cụm từ hóa đơn thương mại được dùng nên bạn hãy dùng thuật ngữ này cho phù hợp và thuận tiện.

Và trong hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường sẽ yêu cầu hóa đơn thương mại, Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Còn trong một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, là để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

Các lỗi cần tránh khi làm Invoice

Khi là Invoice một số lỗi thường gặp phải đó là:

– Hóa đơn không thể hiện điều kiện giao hàng: là FOB (kèm tên cảng xuất), CIF(kèm tên cảng nhập),….

– Người xuất khẩu bán hàng theo đơn giá giao hàng là CIF nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, không ghi các chi phí tiếp theo phía sau.

– Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu mà trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu không có thể hiện số tiền chiết khấu rõ ràng.

– Mô tả hàng hóa không rõ ràng, ví dụ màu sắc, kích cỡ theo số lượng,…

– Gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại gây khó khi thực hiện hạch toán

– Thiếu mố số thông tin yêu cầu riêng cần bổ sung để làm thủ tục chẳng hạn.

Khi làm Invoice để tránh những lỗi trên bạn nên cẩn trọng và tìm hiểu trước nhằm để mọi người có thể thuận lợi và suôn sẻ hơn trong việc.

Đặc biệt nên nhớ trong chứng từ Invoice phải thông báo về các bên liên quan đến giao dịch, các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, mục đích sử dụng, nơi sản xuất và HS CODE, có chữ ký con dấu xác nhận của người bán.

Packing List Là Gì?

Packing List là gì? Vai trò và nội dung chính của Packing List?

Packing list là thuật ngữ cũng sẽ thường theo kèm Invoice, ở đây nó được gọi là phiếu đóng gói, một chứng từ cũng có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp chúng ta nắm được thông tin chính xác bên trong lô hàng vận chuyển: vận chuyển những gì, phương thức đóng gói, số lượng ra sao,…

Nội dung chính của Packing List

Trong một Packing list gồm nội dung:

– Số và ngày lập packing list

– Tên, địa chỉ người bán và người mua

– Thông tin hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, HS code,…

– Điều kiện cơ sở giao hàng

– Điều kiện thanh toán

– Cảng xếp, dỡ ( cảng đi và cảng đến)

– Tên tàu, số chuyến,…

–  Số lượng hàng theo đơn pcs

–  Số lượng thùng (kiện), hộp đóng gói

– Trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng

Vai trò của Packing List

– Giúp nắm được thông tin chính xác của lô hàng đó: trọng lượng, kích thước, số kiện hàng,…

– Biết được hàng hóa phải dỡ bằng tay hay phải dùng phương tiện chuyên dụng

– Từ cơ sở về chi tiết lô hàng mà định thời gian dỡ hàng lên kế hoạch nhân lực bốc xếp, chuẩn bị kho bãi.

– Tìm được thông tin sản phẩm nằm chính xác trong kiện nào, pallet nào.

Các loại Packing List thường gặp

Packing List thường gồm có 3 loại:

– Phiếu đóng gói chi tiết – Detailed packing list: loại Packing List có nội dung tương đối chi tiết.

– Phiếu đóng gói trung lập – Neutrai packing list: loại Packing List này không có tên của người bán.

– Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng – Packing and Weight list: loại Packing List này dùng để kê khai bảng trọng lượng của hàng hóa.

Phân biệt Invoice, Bill và Receipt

Invoice

Invoice là hóa đơn hay biên lai thanh toán dùng trong thủ tục chính thức của mua bán thương mại, giá trị trong Invoice rất lớn, Invoice liệt kê danh sách từng món hàng hóa hay dịch vụ cùng với giá cả hàng hóa, dịch vụ mà người mua cần thanh toán.

Invoice được phát hành bởi người bán tới người mua theo thỏa thuận.

Invoice liệt kê hàng hóa, giá cả còn thể hiện những chi tiết như: số sở thuế cấp cho hãng (tax number), số tài khoản hãng dành cho chủ nhân để tính tiền được dùng như số hồ sơ (customer account number), ngày tới hạn thanh toán,…

Bill

Bill là hóa đơn thanh toán, Bill thường được sử dụng để yêu cầu thanh toán tiền sử dụng các dịch vụ nhỏ hằng ngày như: điện, nước, gas, internet,…. mà bạn đang sử dụng hoặc bạn đang nợ.

Receipt

Receipt là biên lai, làm bằng chứng xác nhận rằng hàng hóa hay dịch vụ bạn sử dụng đã được trả tiền.

Qua tất cả những gì chúng tôi chia sẻ ở trên về Invoice là gì? Vai trò, mục đích của Invoice là gì? Giờ thì bạn đã có thêm thông tin về một khái niệm quan trọng trong xuất nhập khẩu chó mình. Nếu đang theo ngành nghề liên quan đến hải quan thì có lẽ những thông tin sẽ hữu ích với bạn trong công việc. Invoice hay bất kỳ một giấy tờ nào trong giao dịch mua bán cũng có những vai trò, nội dung và lưu ý riêng bạn nên nhớ.